Evaluemos cómo supervisamos

La supervisión es una de esas palabras tan injustamente maltratadas, en gran medida por ignorancia o malas experiencias.

Cuando tenemos personas a nuestro cargo ya sean estudiantes o trabajadores tenemos la obligación de supervisarlos. Hay gente que cree que la supervisión y la confianza son incompatibles. Yo creo que no. Son y deben ser complementarias.

Desde el momento que ofrezco un contrato de trabajo a un candidato le estoy dando mi máxima confianza. Confianza que tendrá que demostrar que se merece. Pero el hecho de confiar en alguien no significa que no requiera supervisión o que al supervisarlo se esté desconfiando de él. También mucha gente cree que supervisar significa  ordenar, decir lo que hay que hacer, dar órdenes pero no es así. Supervisar significa ejercer la inspección superior en trabajos realizados por otros, es decir, asegurarnos de que las cosas se están haciendo como se había acordado o como se esperaba. Pero hay muchas formas de ejercer esa inspección y es eso lo que tenemos que evaluar...

Para mí la supervisión es como asegurarme de que estoy en la carretera correcta y en el sentido correcto cuando voy de viaje. Para ello necesito una ruta que seguir con un destino y en el camino necesito letreros que me indiquen dónde estoy. También, cada 3 ó 4 horas, tengo que hacer un alto en el camino para repostar, descansar y comer algo.

La supervisión en el trabajo es algo similar, es simplemente leer el mapa y ver que nos acercamos a nuestro objetivo…y algo muy importante: disfrutando del viaje. En mi sector, la enseñanza, una tarea fundamental de los profesores es el de supervisar y sin embargo creemos muchas veces que nuestra tarea es enseñar. Únicamente enseñar. Un profesor debe diseñar una ruta con los estudiantes con un destino y un camino a seguir. El profesor debe mostrar señales a los estudiantes indicándoles dónde se encuentran y haciéndoles ver si se están acercando a su destino o si, por el contrario, se están alejando. En este caso, el profesor intentará hacerles ver qué cambios en la ruta pueden hacer para alcanzar su destino.

Muchos estudios demuestran que la calidad de esa supervisión tiene un impacto directo en la motivación de las personas, tanto  en el trabajo administrativo como en el aula. Por lo que si queremos que nuestros trabajadores y estudiantes estén motivados tendremos que evaluar qué supervisión están recibiendo o si están recibiendo supervisión alguna, ya que,  parece ser que la falta de supervisión es un factor que va en detrimento de la motivación.

Ya no solo las teorías, sino mi propia experiencia, me confirma la importancia que la supervisión tiene en los empleados. Para que sea posible supervisar a alguien tiene que haber unos objetivos y un plan de trabajo. El trabajador tiene que tener claro cuál es su papel y qué es lo que se espera de él. Solo de esta forma se podrá supervisar su trabajo. Para poder supervisar el trayecto hace falta un mapa con un origen, un destino y un camino a seguir.

El objetivo de la persona encargada de supervisar el trabajo de los demás consiste básicamente en ver si esta persona tiene claro lo que se espera de ella, si su trabajo le está acercando a sus objetivos, si cuenta con los recursos y formación necesarias, si está motivada y si tiene cualquier obstáculo en el camino que le impida seguir adelante. También tendrá que asegurarse de que esta persona recibe el reconocimiento que merece por sus logros así como las recompensas que merezca. Estas recompensas pueden ir desde su sueldo al final de mes, hasta un ascenso, un incentivo económico o tiempo libre. De cualquier forma estas recompensas tienen que ser establecidas con anterioridad y deben satisfacer las necesidades individuales de cada trabajador. 

Para que la supervisión sea de la mayor calidad posible y el impacto motivador máximo es aconsejable que sea el propio empleado el que se auto-evalúe ya que de esa forma, estará más implicado en ese proceso y aceptará mejor los resultados.

Es más motivador que sea yo mismo el que me dé cuenta de cómo estoy haciendo mi trabajo a que me lo diga mi jefe ya que esa situación muchas veces crea confrontación y malestar. Para ello la persona que evalúa puede utilizar cuestionarios o checklists para que sean los empleados los que vean qué están haciendo bien y qué aspectos pueden y deben corregir. En caso de tener que corregir algún aspecto,  es importante darle la oportunidad de evaluar él mismo posibles formas de mejorar antes de ofrecer otras opciones. Si la persona no ve formas de  cómo mejorar, debemos darle alguna pauta de por dónde puede empezar. La intensidad y frecuencia de la supervisión variará dependiendo de la experiencia de la persona y el proyecto que esté llevando a cabo pero en cualquier caso, la evaluación debe ser periódica y continua de forma que sirva como estructura de trabajo pero que dé suficiente espacio al trabajador para desempeñar sus tareas de forma independiente y creativa. Para ello es fundamental que sea el trabajador el que reflexione sobre su actuación e investigue posibles cambios y mejoras.

Veo casos en empresas cuando los trabajadores no tienen ningún tipo de supervisión sino que simplemente se les juzga. Evaluar y juzgar son muy diferentes y juzgar a un trabajador es muy desmotivador y poco productivo. Juzgar puede entenderse como deliberar acerca de la culpabilidad de alguien, o de la razón que le asiste en un asunto, y sentenciar lo procedente. Y también formar opinión sobre algo o alguien. Creo que muchos supervisores juzgan en vez de supervisar.

Para evitar juzgar a las personas que tenemos a nuestro cargo es aconsejable ser lo más objetivos y concretos posibles y evaluar la actuación de la persona y no a la persona en sí. Por ello, es mejor evitar conversaciones que incluyan frases como “es una persona conflictiva” “no le interesa su trabajo” y traducirlas por otras del tipo “parece que su inteligencia social  o habilidades interpersonales no están muy desarrolladas” o “no participa en las reuniones del departamento”. Estos últimos planteamientos abren puertas a la mejora. En el primer caso quizá el trabajador no sea consciente del efecto que produce en otras personas y necesite saberlo, en primer lugar, pero también formación al respecto. En el segundo caso quizá no se sienta invitado a participar o la forma de llevar las reuniones no sea muy participativa. En cualquier caso, al tratarse de personas, la comunicación es esencial ya que sin comunicación estaremos andando en una habitación a oscuras. Y tarde o temprano nos chocaremos contra la pared.

Supervisar tampoco no es lo mismo que evaluar. Evaluar se define como estimar, apreciar, calcular el valor de algo. En el campo laboral, para mí evaluar sería analizar si hemos llegado a nuestro destino, a nuestros objetivos. La supervisión se realizaría en el camino hacia esos objetivos. Otro día hablaremos de cómo evaluar en el trabajo.

Subidas salariales y productividad

¿Se deben alinear subidas salariales con productividad o dejarla como está alineada con la inflación? Desde un punto de vista empresarial me parece más apropiado que la subida salarial de un empleado esté directamente alineada con su compromiso con la empresa y su productividad. Entendemos por productividad la capacidad o grado de producción por unidad de trabajo, superficie de tierra cultivada, equipo industrial.

Sin embargo, es mucho más fácil que la subida esté fijada en relación al IPC. ¿Por qué es más fácil? Porque posiblemente muchas empresas, yo entre ellas, no tenemos datos lo suficientemente precisos y objetivos sobre cuál es la productividad de cada una de las personas que integran la organización.

Sin duda, deberíamos saberlo y además de una forma muy clara y específica pero ello conllevaría tiempo,  esfuerzo y recursos. Y conocimiento ya que puede resultar más complicado de lo que parece a primera vista. En actividades de producción industrial o textiles en las que el trabajo de las personas se traduce en la producción de bienes parece, en principio, más fácil cuantificar la cantidad y calidad de dicho trabajo y por lo tanto de la productividad. Aún así, no siempre es fácil ya que el trabajo puede que no dé mucho margen a subir la productividad como puede ser en una cadena de montaje.

Sin embargo, en el sector de los servicios, el resultado del trabajo no es tan evidente y fácil de medir. En mi sector, el de la enseñanza, hay varemos para medir la calidad de la enseñanza pero hay que desarrollar un programa completo para asegurarnos de que los profesores se sienten evaluados de forma justa. Si hacemos un cuestionario entre estudiantes de primaria quizá los profesores mejor valorados sean aquellos que den más libertad a los estudiantes y no necesariamente los que más les estimulen a aprender y esforzarse. ¿Qué es lo que más valorarían los estudiantes adolescentes? ¿Y los universitarios? ¿Son las valoraciones de los estudiantes lo suficientemente fiables como para valorar el trabajo de un profesor? También se pueden observar clases y, según un criterio acordado anteriormente, evaluar el nivel de calidad del docente...de forma objetiva. ¿Es posible ser totalmente objetivo?
Se podría hacer una evaluación entre los padres acerca de la opinión de los docentes. Por otro lado, la formación del profesor podría formar parte de esa evaluación, de forma que los docentes que mejor estén formados o más formación continua realicen, mejor valorados serán... aunque quizá esta formación no siempre se traduzca en productividad. Quizá también la opinión de sus compañeros de departamento sería interesante ya que la relación que tenga con los compañeros con quienes trabaja en la institución debería tenerse en cuenta y valorar a aquellos profesores que se esfuerzan por compartir ideas, ayudar a los demás y, en definitiva, trabajar en equipo al mismo tiempo que de forma individual. Al tratarse de un profesor, se debería tener en cuenta el resultado académico de sus estudiantes y tener en cuenta en la productividad de los profesores los resultados finales. También habría que estudiar qué entienden los empresarios por productividad.

También habría que ver si es justo que con un IPC de un 3% un trabajador no reciba un incremento en su sueldo, no por su falta de productividad, sino por falta de productividad de la empresa en la que trabaja debido a la mala gestión de los empresarios.

Por todo lo anteriormente dicho  creo que por ahora la subida salarial está bien alineada con el IPC y cuando sepamos y estemos preparados para identificar de forma objetiva y fiable la productividad de los trabajadores será estupendo ligarle la subida salarial a dicha productividad.

Las empresan evolucionan solo si...las personas evolucionan

Últimamente, en los peores momentos de la crisis, se habla mucho del hecho de que las empresas tienen que evolucionar.

Pero, ¿qué significa evolucionar? Para mí no significa un cambio radical de repente. Para mí el concepto de evolución implica un cambio constante  de forma que podamos seguir viviendo en nuestro entorno de forma segura. Para ello es necesario un contacto intenso con el entorno, con lo que nos rodea. Pero estar en contacto con el entorno implica algo más que estar en contacto físico o visual. Hay que poder empaparse de todo lo que hay en ese entorno, como por ejemplo las ideas, los cambios , los peligros, las oportunidades, los sentimientos, la tecnología, la moda, los gustos, las tendencias, la ideología, la política, la economía, las creencias, la cultura, la ecología y, por supuesto, las personas.

Dependiendo de la ubicación y el alcance de la empresa los factores que influirán en su evolución podrán variar. Podemos pensar que una multinacional con empresas por todo el mundo se verá afectada en su evolución por factores diferentes a una pequeña empresa local en un pueblo de una provincia española. Sin embargo muchos factores que, en principio, pueden parece ajenos a esta pequeña empresa pueden resultar ser decisivos también. Una revuelta en Libia puede tener consecuencias en la subida del petróleo que afecte a la pequeña empresa tanto como a la multinacional.

La evolución de las empresas depende en gran parte de la actitud de las personas al cargo de la empresa, que a su vez sabrán transmitirlo a través de toda la organización de forma que todas las personas se sientan cómplices.

Creo que para evolucionar además de estar en contacto con el entorno como arriba he mencionado, hay que sentir un impulso que te haga mirar hacia delante y que te cree cierto incomodo y así adelantarte a los acontecimientos. Hay que tener cierta intuición. Esta intuición, en parte, vendrá por el análisis de los datos recabados del exterior, pero también por experiencias pasadas y por una capacidad de predecir acontecimientos futuros. Suena un poco a brujería, pero creo que las evoluciones más interesantes vienen de aquellos que tienen esos poderes paranormales combinados con conocimientos y capacidad analítica.

Pero evolucionar puede dar miedo. Evolución implica cambio y los cambios traen paradigmas nuevos que muchas veces no sabemos si serán mejor que los presentes o no. No sabemos si funcionarán, si nos servirán, si nos harán más competitivos. Nos traen dudas.

Para evolucionar hay que superar esas dudas, ya que de lo contrario seguiremos con los esquemas mentales actuales y será difícil el cambio. Para superar esas dudas que trae consigo la evolución es importante tener la máxima información posible sobre el momento actual con un diagnóstico concreto y certero. Al mismo tiempo es necesario poder visualizar la evolución que crees que tu empresa debe llevar a cabo, visualizar tu empresa en el futuro.

Una vez que tengamos esas fotos presentes y futuras, podremos diseñar un plan que nos lleve desde aquí hasta allá, desde A hasta B. Es lo que solemos llamar un plan estratégico. Los planes estratégicos suelen ser bastante complejos pero de forma resumida podemos decir que este plan debe incluir unos objetivos claros y cuantificables, acciones a llevar a cabo para alcanzar los objetivos temporalmente planificadas, los recursos necesarios, las inversiones, las personas involucradas, un plan de marketing y comunicación, identificar posibles fallos que pueda haber y cómo solucionarlos en cada caso, quizá un proyecto piloto, y una forma de seguir el plan. También hay que tener presente cómo evaluar que la implantación de dicho plan nos está realmente llevando a B y no a otro punto adonde no queremos ir. En este proceso no debemos olvidar los valores que queremos que estén presentes en nuestra empresa.

Evolucionar significa cambiar. Cambiar significa romper esquemas. Romper esquemas significa crear nuevas formas de pensar. Y los nuevos pensamientos nunca sabemos lo que traerán consigo. Lo que sí sabemos es lo que nos traen los pensamientos actuales y si nos conformamos con ellos mejor que no tuviéramos la capacidad de pensar.



Motivación interna y externa: ¿la gran mentira?

Esta es una de las teorías más conocidas sobre motivación…y que puede parecer más básicas. Tan básica que creo que merece una reflexión. De forma resumida diremos que la motivación intrínseca es la que surge de las personas y la externa es la que surge como respuesta a un estímulo externo. Hago deporte porque disfruto de la actividad en sí, por lo que nadie me tiene que recordar que lo haga. Yo busco el tiempo y la forma de realizarlo. Por el contrario, estoy a régimen porque no me encuentro bien con mi sobrepeso y los resultados de estar a régimen me empujan a dejar de comer ciertos alimentos aunque no disfruto de este proceso. La satisfacción la encuentro fuera del hecho de estar a régimen.

A nivel laboral esta diferencia es crucial... y más compleja. Una persona estará motivada en su trabajo si recibe satisfacción de la labor que realiza. Pero yo creo que esa motivación intrínseca no es incondicional, es decir, esta persona no se sentirá motivada siempre en ese mismo trabajo en cualquier circunstancia. La gran mayoría de las personas necesitan sentirse apreciadas, parte del grupo, reconocidas, necesitan sentirse que son alguien. También necesitan un reto, un trabajo que les requiera un esfuerzo. El nivel de esfuerzo es fundamental ya que no debe ser ni tan alto que cree estrés ni tan bajo que no cree ningún estímulo. Esta persona necesita encontrar unas condiciones profesionales buenas: seguridad en su puesto de trabajo y en la empresa, sueldo digno, horario compatible con su vida personal, posibilidades de mejora, reconocimiento de sus esfuerzos, compensación emocional o económica de sus logros, un clima profesional y agradable. Las personas también necesitan ser evaluadas y la calidad de esta evaluación será básica para la motivación.

Pero si esta persona, que aparentemente tiene motivación intrínseca, se encontrara en unas condiciones desfavorables, su motivación intrínseca no encontraría las condiciones exteriores para dar sus frutos. Quizá entonces, algunos dirán que ya no es motivación interna, sino externa porque depende de factores externos…pero yo no lo creo. Esa persona puede sentirse motivada por el trabajo en sí, pero puede que haya obstáculos que haga que esa motivación interna se apague o no llegue a manifestarse.

Por ejemplo, un profesor puede sentirse muy motivado por su trabajo, recibe satisfacción al estar en contacto con sus alumnos, de verlos enriquecerse, de participar en su proceso de aprendizaje… Pero si este profesor tiene un grupo excesivamente grande de alumnos y no tiene los recursos, la formación, el apoyo o las condiciones laborales mínimas que requiere, posiblemente esa motivación interna que es real no pueda manifestarse por los obstáculos que se encuentra en el camino.

Por eso creo que la motivación interna, de alguna forma, es como una semilla que requiere un entorno favorable para poder germinar. Por otro lado, una persona en unas condiciones laborales favorables si no tiene motivación interna no sentirá gran satisfacción.  Volviendo al ejemplo del profesor, una persona que no se sienta cómoda dando clase por mucho que tenga un buen grupo de estudiantes, apoyo, formación y recursos no se sentirá motivada por la labor docente en sí.  

¿Qué ocurre con trabajadores desmotivados? Hay trabajadores que siendo personas estupendas y muy apreciadas por la plantilla no muestran interés en su trabajo, no parecen estar motivados. Su motivación parece estar fuera de su labor profesional en sí: en los otros compañeros y en el sueldo principalmente. Pero esto no significa que estos trabajadores no tengan motivación, sino que no  encuentran las condiciones propicias para que su motivación latente se sienta estimulada y cree esa satisfacción que genera bienestar y a la vez es motor de sus acciones. En otras palabras, están en el sitio equivocado.

Estas personas y sus jefes deben plantearse su presente y su futuro. Si yo fuera el jefe, me preguntaría por ejemplo si puedo hacer algún cambio para que esa persona se sienta estimulada, si hay otro puesto en la empresa más acorde con sus intereses personales o habilidades o si por el contrario esa persona solo podrá sentirse motivado internamente en otro lugar. Si fuera el trabajador me preguntaría las mismas preguntas iniciales y quizá alguna más profunda: qué es lo que realmente me da satisfacción. A qué me quiero dedicar los próximos años.

Si miramos en el sector público, veremos que se habla mucho de que un gran número de funcionarios no se sienten motivados. No todos, pero ese comentario se oye con frecuencia.  ¿Cuál es la causa de esa desmotivación? ¿Es de los trabajadores o del sistema? Creo que epuede ser compartida. Por un lado, en algunos casos los motivos para hacerse funcionarios son externos, fundamentalmente un trabajo seguro, unas condiciones razonablemente buenas y cierta comodidad a la hora de desarrollar su labor. Es decir, en estos casos los funcionarios no se sienten movidos por la motivación interna sino por la externa que es mucho menos intensa y genera menos satisfacción que la interna.

Me parece legítimo guiarse por motivos externos pero, a la larga, si no aparecen otros estímulos más viscerales puede caerse en la apatía y el desencanto una vez que los factores externos hayan perdido su grado de motivación inicial. Esto pasaría tanto en el sector público como en el privado.

Por otro lado, por supuesto que hay funcionarios con inquietudes y motivación interna pero... chocan entonces con el sistema que tiene su parte de culpa ya que no ofrece los requisitos básicos antes mencionados para que cualquier persona se sienta satisfecha en su trabajo. Parece que la formación, los objetivos, la evaluación, el carácter de superación pertenecen a la empresa privada y que, por el contrario, cuando apruebas unas oposiciones es el final de tu desarrollo profesional y te conviertes en un ejecutor de tu trabajo. Sin duda, esto deja poco espacio para la motivación incluso para aquellos funcionarios que empezaron su carrera profesional llenos de motivación.

Pero para nuestro consuelo, la motivación no la genera lo que nos rodea sino nuestra interpretación de esa realidad.